BTW-tarieven voor diensten in 2026: 21%, 9% of 0%?

Voor vrijwel alle zakelijke diensten geldt in Nederland het algemene BTW-tarief van 21%. Advies, ontwerp, softwareontwikkeling, teksten, marketing, coaching, fotografie: het valt allemaal onder het hoge tarief. Twijfel je, dan is 21% bijna altijd het goede antwoord — het verlaagde tarief is een uitzonderingslijst, geen vuistregel.

Het 9%-tarief geldt voor een korte, in de wet vastgelegde lijst. Bij diensten gaat het vooral om arbeidsintensief herstelwerk en persoonlijke verzorging: kappers, fietsenmakers, schoen- en lederwarenherstel, het repareren van kleding en huishoudlinnen, en personenvervoer. Die lijst wordt met enige regelmaat aangepast, dus controleer bij twijfel de actuele tarieventabel van de Belastingdienst en ga uit van de datum waarop je de dienst levert, niet van de datum waarop je factureert.

Een misverstand dat veel geld kost: het tarief hangt aan wát je levert, niet aan wíe je klant is. Een particuliere klant maakt van 21% geen 9%, en een goed doel of een stichting evenmin. Ook een lange samenwerking of een vast maandbedrag verandert het tarief niet.

Nul procent, vrijgesteld en verlegd worden vaak door elkaar gehaald, terwijl het drie verschillende dingen zijn. Bij het 0%-tarief bereken je geen BTW maar houd je wel recht op aftrek van je voorbelasting; dat speelt vooral bij export van goederen. Bij een vrijstelling — onderwijs, medische zorg, verzekerings- en kredietbemiddeling — reken je geen BTW én mag je de BTW op je eigen inkopen niet aftrekken. Bij verlegging bestaat de BTW gewoon, alleen geeft je klant hem aan in plaats van jij.

Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de hoofdregel dat de dienst belast is in het land van je afnemer. Je factureert dan zonder Nederlandse BTW, zet 'BTW verlegd' op de factuur samen met het BTW-identificatienummer van je klant, en neemt het bedrag op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Controleer dat nummer vooraf in het Europese VIES-systeem en bewaar het bewijs van die controle: blijkt het nummer ongeldig, dan komt de BTW alsnog voor jouw rekening.

Voor klanten buiten de EU geldt dat diensten aan een ondernemer daar in Nederland niet belast zijn; je factureert zonder BTW. Lever je digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen, dan reken je in principe het tarief van het land van je klant. Blijf je onder de drempel van €10.000 omzet per jaar uit dat soort leveringen, dan mag je Nederlandse BTW blijven rekenen; kom je erboven, dan meld je je aan voor de éénloketregeling (One Stop Shop) en geef je alles via één aangifte op.

Blijft je jaaromzet onder de €20.000, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je brengt dan geen BTW in rekening, doet geen BTW-aangifte meer, maar mag ook geen voorbelasting meer aftrekken. Op je factuur vermeld je dat je de KOR toepast en dus bent vrijgesteld. Je meldt je in principe voor drie jaar aan, dus reken het door als je grote investeringen verwacht of vlak onder de grens zit.

Op de factuur specificeer je de BTW per tarief. Werk je binnen één opdracht tegen verschillende tarieven, splits dat dan per regel: omschrijving, aantal uren, uurtarief exclusief BTW, het percentage en het BTW-bedrag. Onderaan zet je het totaal per tarief en het totaal inclusief BTW. Eén samengevoegd BTW-bedrag over regels met verschillende tarieven is voor je klant en voor een controleur niet na te rekenen.

In de aangifte omzetbelasting komt je omzet tegen 21% in rubriek 1a, de omzet tegen 9% in rubriek 1b en de naar EU-ondernemers verlegde diensten in rubriek 3b, met daarnaast de ICP-opgaaf. Merk je achteraf dat je het verkeerde tarief hebt gerekend, corrigeer dat dan met een creditfactuur en een nieuwe factuur met het juiste tarief. Wacht je te lang, dan is het verschil bij je klant meestal niet meer op te halen en betaalt je eigen marge de naheffing.

In FactuurUur stel je het BTW-percentage per project in (21%, 9% of 0%), zodat elke urenregel automatisch met het juiste tarief op de factuur belandt. De factuur toont het BTW-bedrag per tarief apart en het BTW-rapport telt per kwartaal op wat er in rubriek 1a en 1b hoort te staan.