Aan welke eisen moet een factuur voldoen in Nederland?

Een factuur is in Nederland pas geldig als er een aantal verplichte gegevens op staan. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de BTW niet aftrekken en riskeer je een correctie of boete bij een controle. De eisen staan in de Wet op de omzetbelasting en gelden voor iedere ondernemer — ook als je maar een paar facturen per maand verstuurt.

Verplicht op elke factuur: je volledige bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer, je BTW-identificatienummer, een uniek opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van je klant, een omschrijving van de geleverde dienst, het aantal uren of de hoeveelheid, het tarief exclusief BTW, het BTW-percentage per post, het BTW-bedrag en het totaalbedrag. Lever je op een andere datum dan je factureert, vermeld dan ook de leverdatum of de periode waarin je de dienst hebt geleverd.

Factuurnummers moeten opvolgend zijn. Gaten in je nummering zijn een rode vlag bij een boekenonderzoek. Kies één reeks en houd je eraan, bijvoorbeeld TU-2026-0001, TU-2026-0002, enzovoort. Een nieuwe reeks per jaar mag, meerdere reeksen naast elkaar ook — zolang elke reeks sluitend is en je kunt uitleggen hoe hij is opgebouwd.

Ook het moment van factureren is geregeld: de factuur moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand van levering verstuurd zijn. Rond je een klus af in maart, dan moet de factuur er dus uiterlijk 15 april zijn. Wacht niet tot het einde van het kwartaal — je BTW-aangifte volgt de factuurdatum, niet het moment waarop je betaald krijgt.

In bijzondere situaties gelden extra vermeldingen. Verleg je de BTW naar een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je 'BTW verlegd' op de factuur plus het BTW-nummer van je klant. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan factureer je zonder BTW en vermeld je dat je bent vrijgesteld — een BTW-specificatie hoort er dan juist níet op te staan.

Voor bedragen tot €100 inclusief BTW volstaat een vereenvoudigde factuur: factuurdatum, je naam en adres, een omschrijving van de dienst en het BTW-bedrag. Handig voor kleine klussen, maar voor zakelijke klanten die BTW willen aftrekken blijft een volledige factuur de veiligste keuze.

Staat er een fout op een verstuurde factuur? Pas hem niet stilletjes aan: verstuur een creditfactuur die de oude tegenboekt en maak een nieuwe factuur met een eigen nummer. Een verstuurde factuur wijzigen of verwijderen breekt je opvolgende nummering — precies waar een controleur naar zoekt.

Bewaar al je facturen minimaal zeven jaar, zowel verstuurde als ontvangen exemplaren. Digitaal bewaren mag: een PDF per e-mail is een volwaardige factuur, er is geen handtekening of papieren origineel nodig.

FactuurUur zet je geregistreerde uren automatisch om naar een factuur die aan al deze eisen voldoet — inclusief opvolgende nummering per jaar, BTW-specificatie per regel en je IBAN met betalingstermijn.